この記事はこれから不動産を買おうとしている方、または不動産を購入した方向けに書いています。
また、書類が多い方や整理整頓に悩んでいる方にも役に立つ内容となっています。
この記事を読むことで、次のようなことが理解できます。
・不動産関係書類は意外に多いこと
・書類（契約書）を確認する機会は何度かあること
・この記事の整理方法で、時間と手間が削減できること
本記事の内容
・不動産関係の書類を整理整頓する理由
・不動産関係の書類整理の考え方
・書類を整理する方法
不動産関係の書類を整理整頓する理由
不動産関係の書類を整理する理由は、下記の3つです。
①：関係者が多く、契約する書類が多い
②：契約書内容を確認する機会は意外に多い
③：契約をした達成感で、書類を整備するところまでいかない
①：関係者が多く、契約をする書類が多い
1つ目は、不動産を購入するときには多くの関係者が存在するため、契約書も多くなるということです。
関係者とその契約書を例示すると、次のようなものがあります。
売主 ：売買契約書
司法書士 ：登記事項証明書、委任状
金融機関 ：金銭消費賃貸借契約書（ローン）
保険 ：保険加入申込書、保険証券
仲介会社 ：媒介契約書、仲介手数料請求書
管理会社 ：管理業務委託契約書
入居者 ：建物賃貸借契約書
管理組合 ：管理組合規約（区分不動産の場合）
不動産の購入方法は様々ですが、購入時に仲介会社や司法書士、購入後には入居者や管理会社などの取引が発生しますし、資金が足りない場合にはローンや保険なども必要となります。
それぞれに契約書がありますし、さらには月々の支払などの請求書もあり、多くの契約書が発生します。
②：契約書内容を確認する機会は意外に多い
不動産賃貸業は、管理業務を管理会社に委託するため、手がかかりにくいです。そのため、月々の報告書を見るだけや、そもそもほとんど見ないという人もいます。
とは言っても、次のようなイベントが発生します。
・確定申告
・物件売却
・テナントの入退去、更新
・保険契約の更新、災害時の保険金
・管理組合総会
例えば、物件購入後の最初の確定申告においては物件価額を計算しなければなりませんし、毎年確定申告が必要です。
テナントの退去時には、賃貸借契約を確認し入居者への対応をとることや、更新時には管理会社が更新費用を徴収することになっているかもしれません。
災害時には保険内容を再度確認する必要があります。
物件売却時には、登記識別情報や、賃貸借契約・管理契約の内容の確認が必要です。
③：契約をした達成感で、書類を整理するところまでいかない
物件を購入するときには、いろんな調査や関係者との調整があり、時間も要します。上記のとおり、締結する契約書も多いため、確認する内容も非常に多くなります。
物件を購入するのに多くの労力を使い、また購入できた達成感から、書類を整理するまで至らない人もいるでしょう。私も購入後、いろんな郵便物が届き、書類ボックスに入れるだけで、後からやろうとそのままにしていたことがあります。
不動産関係の書類整理の考え方
不動産関係の書類を整理する考え方のポイントは次の3つです。
①：取得時の各種契約と資金決済表をまとめる
②：物件ごと、管理契約ごとにまとめる
③：年度毎にまとめる
①：取得時の各種契約と資金決済表をまとめる
取得時の契約は全て物件ごとにまとめたがよいです。
理由は２つあります。
・取得時の契約内容確認を更新時に振り返りやすくするため
・購入時の費用や日割りしたものを確認しやすくするため
契約時には多くの契約があり、それぞれの更新時期も違います。
買った時期から何年で更新となるかを確認するため、また売却時にはそれらの契約をまとめて解約する必要があるため、取得時の契約はまとめたほうがいいといえます。
また、購入後の1年目の確定申告において、取得価額を計上するため、取得時の費用や日割りした収支項目は、その日に計上されるため、まとめておくと自身での確定申告や税理士の資料提出も楽にできます。
②：物件ごと、管理契約ごとにまとめる
基本的には物件ごとの収支を管理するため、一物件で売却を想定し、物件ごとにまとめるのが良いと言えます。
しかし、管理契約や管理報告書などは1つにまとめられることがあるでしょう。
そのため、物件ごとにまとめにくい場合は、管理契約ごとにまとめるのがよいと考えます。
③：年度毎にまとめる
こちらは契約書内容の確認というよりは、毎年の確定申告のためです。
年度ごとに、不動産の増減、収支の計上を行うため、管理報告書や領収書・請求書を年度毎にまとめるのが良いです。
書類を整理する方法
ここまでで、不動産には関係する多くの契約や請求書などがあり、それらの整理の考え方について述べました。
ここから具体的な整理方法について説明します。
ポイントは次の通りです。
①：不動産関係書類をまとめて入れるボックスを用意
②：仕切りとインデックスで区切る
③：クリアファイルは多用しない
①：不動産関係書類をまとめて入れるボックスを用意
不動産関係書類と他の書類を分けるために、A4サイズが入るボックスを用意しましょう。契約書は基本的にA4サイズが多いです。
②：仕切りとインデックスで区切る
物件や時期により書類の量は違います。また、大量の書類から探すことになるため、インデックス付きの個別フォルダーを使うことをおすすめします。
③：クリアファイルは多用しない
整理整頓は基本的にものを少なくし、必要な情報を必要な時に取り出しやすくしている状態を目指します。
クリアファイルは持ち運びと一時保管には便利ですが、収納には向かないと思います。
なぜなら、クリアファイル自体に厚みがあり、挟める紙の量も多くなく、探し出すのにクリアファイルを一度めくるという作業が必要になるためです。
私は保管する書類にはクリアファイルを最小限にしています。
そのためスペースも小さく、探し出すのも容易で、重量も軽いため運びやすくなりました。
不動産関係書類の整理方法のまとめ
不動産の関係書類は多岐にわたるため、量自体も多いです。
そして、それらを確認する機会も1度にとどまりません。
書類確認する際に、探す時間と手間を減らすために整理整頓をしっかり行いましょう。
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